Så bokför du Stripe-betalningar (avgifter, återbetalningar, utbetalningar)
Insättningen som landar på ditt bankkonto är aldrig densamma som försäljningen bakom den — Stripe drar av avgifter, återbetalningar, tvister och valuta innan de betalar ut. Rätt bokföring innebär att redovisa var och en av dem, inte bara utbetalningens totalsumma.
Varför utbetalningen aldrig matchar försäljningen
Det är frestande att bokföra beloppet som landar på banken som intäkt. Det är nästan aldrig rätt. Stripe håller dina charges, drar av sin avgift, subtraherar återbetalningar och tvister som avräknats i samma omgång, växlar icke-hemvaluta och betalar sedan ut resten.
En enda utbetalning kan alltså bunta ihop dussintals charges, flera avgifter, en återbetalning och en chargeback — nettat till ett tal. Bokför du det talet som försäljning blir intäkt, moms och avgifter fel på en gång.
- Stripe-avgifter minskar utbetalningen men är en kostnad, inte förlorad intäkt
- Återbetalningar och chargebacks minskar den också, och hör hemma på egna konton
- Valutaväxling och tidpunkt förskjuter summan ytterligare
Kontona du faktiskt behöver
En ren Stripe-uppsättning skiljer pengarna som rörde sig från anledningen. I BAS-termer betyder det oftast ett bankkonto för insättningen, försäljnings- och utgående momskonton för intäkten, och kostnadskonton för det Stripe tog.
Bokför du varje utbetalning som en egen verifikation nettas allt inom den. Bokför du varje charge när den sker vill du även ha ett Stripe-saldokonto (avräkning) som håller pengar Stripe sitter på tills de betalar ut.
- Bank (t.ex. 1930) — den faktiska insättningen
- Försäljning och utgående moms — intäkt, uppdelad per sats/region
- Stripe-avgifter — ett kostnadskonto
- Återbetalningar och chargebacks — skilt från försäljning
- Stripe-saldo / avräkning — endast för per-transaktionsmetoden
En verifikation per utbetalning, eller en per transaktion
Det finns två hållbara sätt att bokföra Stripe. Per utbetalning: en verifikation som bokför bankinsättningen direkt mot försäljning, moms och avgifter — enkelt, och den balanserar i sig själv. Per transaktion: varje charge, återbetalning och avgift bokförs när den avräknas mot ett Stripe-saldokonto, och utbetalningen rensar sedan saldot till banken.
Per utbetalning är kassaflödesvänligt och mindre brusigt. Per transaktion ger äkta periodisering — intäkten redovisas vid försäljningstillfället — och lämnar Stripe-saldokontot matchande vad Stripe faktiskt håller, vilket är en inbyggd avstämning.
Avgifter, återbetalningar och chargebacks
Avgifter är en kostnad: debitera ett avgiftskonto, så blir utbetalningen så mycket mindre. Återbetalningar minskar intäkten: bokför dem på ett återbetalningskonto istället för att negera försäljning, så dina bruttotal förblir intakta. Chargebacks är det tvistade beloppet plus en tvistavgift som lämnar ditt saldo — bokför dem på ett eget chargeback-konto så du ser vad bedrägeri och tvister faktiskt kostar.
Fällan de flesta kalkylark går i är att behandla utbetalningen som en rad och tappa allt detta. När en satsändring eller en halvöres-avrundning slår till slutar talen stämma och ingen ser varför.
Exportera till SIE-4 och importera i ditt program
SIE-4 är det svenska standardformatet för utbyte av bokföringsdata. Eftersom det är en standard importeras en enda SIE-4-fil i Fortnox, Spiris (Visma eEkonomi), Bokio och de flesta andra svenska bokföringsprogram — du låses inte in hos en leverantör eller en dyr integration.
Arbetsflödet är: skapa korrekta, balanserade verifikationer från en Stripe-period, exportera dem som en SIE-4-fil, och importera filen. Kontona du bokför på måste redan finnas i din kontoplan, och verifikationsdatumen måste ligga i en öppen period.
Var SaldoKit passar in
SaldoKit läser en Stripe-period, stämmer av varje utbetalning ner till avgifter, återbetalningar och chargebacks, och skapar balanserade SIE-4-verifikationer — per utbetalning eller per transaktion, vad din redovisningskonsult föredrar. Den tillämpar momssatsen som gällde på varje transaktions datum och flaggar allt som inte stämmer.
Koppla Fortnox så bokför SaldoKit de färdiga verifikationerna direkt i din bokföring — Spiris (Visma eEkonomi) och Bokio är på väg — eller får du en balanserad SIE-4-fil för valfritt annat program, allt från din riktiga Stripe-data utan avstämning i kalkylark.